Facility Management Software

MicroMain XM GOLD ist ein umfassendes Facility Management Programm und wurde mit dem Ziel entwickelt, die Ausfallzeiten zu minimieren, die Lebensdauer der Anlagen zu erhöhen, die Produktion zu optimieren, die Gesamtkosten zu reduzieren und den Instandhaltungsprozess zu vereinfachen und zu verbessern.

MicroMain XM GOLD unterstützt Sie in all diesen Belangen mit ausgereiften und auf den Wartungsprozess zugeschnittenen Funktionen. Diese wurden seit 1991 ständig weiterentwickelt und verfeinert, sodass heute das Programm durch eine ausgesprochen grosse Funktionsvielfalt aufwarten kann.

Eine intuitive Benutzerführung mit integrierten Hilfefunktionen gehört neben der Planung der Wartungsarbeiten, Verfolgung der Betriebsmittel, Kontrolle von Inventar und Budgets und das Identifizieren mangelhafter Wartungen mit zu den herausragendsten Merkmalen von MicroMain XM GOLD.

Sie sind mit ein Grund für dessen weltweite Verbreitung.

Ziel

Das Ziel der Facility Management Software MicroMain XM GOLD ist:

• Vereinfachung in der Organisation und Verwaltung der Unterhaltsarbeiten
• Effizienzsteigerung und Verbesserung in der Produktivität
• Qualitätssicherung

Die strukturierte Erfassung der Daten und das flexible Berichtswesen ermöglicht es, dem Management die entscheidungsrelevanten Informationen bedarfsgerecht und in attraktiver Form, z.B. mittels Listen & Graphik zu präsentieren.

Die Grundregeln der Qualitätssicherung sind für die Instandhaltung ebenso wie für die Aufbereitung der Gerätedaten wichtig. Qualitätssicherung ist nicht nur ein Instrument, um die Qualität der erbrachten Leistung zu verbessern, sondern auch ein Mittel, um die Prozesse und Abläufe effizienter und damit kostengünstiger zu gestalten. Die Ziele im Hinblick auf die Sicherheit und Leistungsfähigkeit sowie die Verantwortlichkeiten, Pflichten, Aufgaben und Anweisungen sind dabei in den verschieden betroffenen Organisationsteilen festzulegen und das Personal ist seinen Aufgaben entsprechend zu schulen. Dies sollte dokumentiert werden.

MicroMain XM GOLD erfüllt mit seiner Funktionsvielfalt in ganz besonderem Masse diese Anforderungen.

Grundfunktionen

Die Planung der Instandhaltung sollte bereits in der Beschaffungsphase eingeleitet werden, insbesondere dann, wenn es mehrere Möglichkeiten für die Ausführung der Arbeiten gibt (Eigenleistung, z.B. durch den eigenen technischen Dienst, oder Fremdleistung, z.B. mittels Servicevertrag beim Anbieter oder einem Dritten). Bei der Beschaffung ist es empfehlenswert, neben den Anschaffungskosten auch die Folgekosten zu berücksichtigen.

Bei der Planung und Durchführung der Instandhaltung sind die Angaben des Herstellers zu berücksichtigen. Die Herstellerfirma muss für Geräte, die Instandhaltungsmassnahmen erfordern, detaillierte Anweisungen und technische Unterlagen zur Instandhaltung abgeben, soweit sie vorsieht, dass solche Instandhaltungsarbeiten vom Personal oder dem technischen Dienst selbst vorgenommen werden können.

Die Auftragsverwaltung

• optimiert den täglichen Ablauf durch integrierten Scheduler (Planer)
• Überwachung der unterbrochenen, fehlerhaften und pendenten Aufträge
• Unterstützung in der präventiven Wartung zur Minimierung der Ausfallzeiten

Normalerweise brauchen Sie keine Serviceaufträge zu erfassen; diese werden automatisch über den Wartungsplaner generiert. Nur wenn Serviceaufträge auf spezielle Anforderung oder ungeplant angeordnet werden müssen, werden diese in der Auftragsverwaltung erfasst. Normalerweise wird die Auftragsverwaltung dazu verwendet, ergänzende Angaben im Rahmen der Auftragsabwicklung zu erfassen, wie z.B. die Zuordnung der ausführenden Personen, zusätzlich benötigte Teile, Erfassung von Fehlzeiten etc.

Für den Druck der Serviceaufträge stehen über das Optionsfenster mehrere Formulare zur Auswahl, u.a. auch ein Formular für die automatische Erfassung über Barcode. Jede Änderung oder Ergänzung des Serviceauftrages wird zudem im Änderungsjournal protokolliert

Im Auftragsplaner sehen Sie alle offenen Serviceaufträge in dem von Ihnen vorher festgelegten Zeitfenster.

Je nach Filtereinstellung werden nur diejenigen Aufträge angezeigt, die die entsprechenden Kriterien erfüllen. Im Planungsfenster werden angezeigt: Anzahl Aufträge, geschätzte & Standard Std.

Besonders hervorzuhebende Merkmale von MicroMain XM GOLD:

• Sie können über die Filterfunktion ganz gezielte Auftragsabfragen starten
• über die Optionsliste verändern Sie die vorgegebenen Parameter nach Ihren Wünschen
• für die Änderung der Fälligkeiten steht Ihnen eine Drag & Drop Funktion zur Verfügung
• eine Änderung des Auftrages starten Sie durch Drücken auf die Auftragsnummer

Anlagenverwaltung

Im Sinne der Qualitätssicherung werden die instandzuhaltenden Geräte in einem Verzeichnis (Anlagenstamm) erfasst. Das Verzeichnis sollte

• eine klare Identifikation der Geräte sicherstellen,
• zuständige Personen und Stellen aufführen (die für die Instandhaltung verantwortliche Person, die Person oder Firma welche die Instandhaltung durchführt, Namen und Adressen von allfälligen Instandhaltungsvertragspartnern),
• Art, Häufigkeit und Termine für präventive Revisionen oder Kalibrierungen aufführen, bei betriebsintern durchgeführte Arbeiten auf die entsprechenden Anweisungen verweisen (z.B. auf Arbeitspläne und Checklisten, die für bestimmte Geräte, Anlagen oder Instrumente oder eine bestimmte Gruppe von Produkten anzuwenden sind).

Zusätzlich wird ein Gerätejournal mit den folgenden Aufzeichnungen geführt. Dieses gibt Auskunft über:

• geplante Instandhaltungsmassnahmen
• festgestellte Mängel oder Störungen
• getroffene Massnahmen (durchgeführte Installations-, Reparatur-, Revisions- und Instandhaltungsarbeiten)
• Ergebnisse der Instandhaltung (Ergebnisse aus den Prüfungen, Kalibrierungen und Eichungen)

Auf Grund dieser Aufzeichnungen stellen die Verantwortlichen sicher und überprüfen, dass die im Einsatz stehenden Geräte, Anlagen und Instrumente ordnungsgemäss installiert sind und sich im funktionsfähigem, sicheren Zustand befinden.

Die genaue Erfassung der Anlagen, Wartungsobjekte oder Geräte ist die Basis eines gut funktionierenden Facility Management Systems. Alle im Anlagenverzeichnis erfassten Informationen werden, von der Auslösung der Wartungsarbeiten bis zu deren Erledigung, entsprechend berücksichtigt.

• so werden die erfassten Aktivitäten bei Abschluss der Wartungsarbeiten geprüft und lösen bei deren unvollständigen Erledigung eine Interaktion mit dem Benutzer aus.
• so lösen die Wartungsintervalle die Generierung der Serviceaufträge aus.
• so dienen die Angaben zum Zählerstand dazu, diese Objekte in die Liste der Kontrollpunkte aufzunehmen

Auf der Basis der vorgegebenen Wartungsintervalle (Häufigkeiten) werden im Arbeitsplaner alle in einer bestimmten Periode fälligen Wartungsarbeiten vorgeschlagen. Diese können dann automatisch zu Serviceaufträgen verarbeitet werden.

Wartungsplaner

Die für die Anlagen anstehenden Wartungsarbeiten werden im Wartungsplaner ermittelt und dienen gleichzeitig für die Generierung der Serviceaufträge. Stehen auszuführende Arbeiten an, wird Ihnen dies bereits im Menufenster signalisiert.

Der Wartungsplaner lässt Ihnen jedoch die Entscheidungsfreiheit, wann die anstehenden Arbeiten ausgeführt werden sollen. Dies können Sie aufgrund der übersichtlichen Gestaltung des Planers rasch entscheiden. Vergessene oder zu spät durchgeführte Wartungen gehören somit der Vergangenheit an.

Die meisten Änderungen können Sie jeweils mit nur einem Mausklick durchführen.

Ressourcenverwaltung

In der Ressourcenverwaltung werden das Personal, das Material, die Werkzeuge und die Dokumente erfasst. Diese können Sie den einzelnen Wartungsobjekten zuordnen.

Das Wartungspersonal lässt sich nach Ausbildungsstand klassifizieren. Dies ermöglicht es, dass für bestimmte Arbeiten nur entsprechend qualifiziertes Fachpersonal für die Wartung vorgeschlagen wird.

Die für die Ressourcenverwaltung benötigten Daten können leicht aus anderen Programmen übernommen werden, da die Datenhaltung in MS Access erfolgt.

Weitere Merkmale der Ressourcenverwaltung sind:

• Kostenerfassung und -überwachung des Servicepersonals oder der Service Vertragspartner, integriertes Lager- u. Bestellwesen, etc...
• Schnittstellen zu Bestellwesen, Zeiterfassung und Rechnungswesen

Erweiterte Funktionen

Neben den Basisfunktionen bietet MicroMain XM GOLD eine Fülle von zusätzlichen Funktionen, die die Arbeit mit dem Programm wesentlich erleichtern und zum unentbehrlichen Instrument für das Facility Management machen. Dies sind insbesondere:

• Drag & Drop Planungskalender
• Automatische Verfolgung von zurückgestellten, fehlerhaften oder unterbrochenen Wartungsarbeiten
• Vorbeugende Instandhaltung
• Budgetierung nach Kostenstellen, Abteilungen und nach Kategorien
• Barcode-Erfassung und Verwaltung von Anlagen, Betriebsmittel und Inventar
• Autom. Bestellauslösung bei Unterschreitung des min. Lagerbestandes
• Erfassung und Zuteilung der Mitarbeiter nach Qualifikation
• Compliance konforme Abwicklung und Kontrolle der Serviceaufträge durch Einbezug vorhandener Prozedurbibliotheken.
• mehr als 160 vordefinierte Auswertungen inkl, Reportgenerator für eigene Anpassungen

Reportgenerator

Mit dem Reportgenerator lassen sich alle Informationen mühelos aus MicroMain XM GOLD heraus erstellen. Unter anderem unterstützt das Auswertungs- & Berichtswesen folgende Möglichkeiten:

• Berichte mit Auswahl des Detaillierungsgrades
• graphische Darstellungsmöglichkeiten (Excel)
• einfaches Reportingtool
• über 160 Berichtsvorlagen

Aus ca. 200 vordefinierten Listen können Sie die für Sie passende Auswertungsliste auswählen.

Sollte dies trotzdem nicht reichen, können Sie leicht selber Hand anlegen und die vorhandenen Informationen so aufbereiten, wie Sie sie gerade brauchen.

Budgetvergleiche

Mit dem Facility Management Programm MicroMain XM GOLD können Sie nicht nur die Wartungsarbeiten effizienter erledigen, sondern erhalten mit dessen Nutzung Informationen, die es Ihnen auch übers Jahr hinweg ermöglichen, die laufenden Kosten mit den entsprechenden Budgetvorgaben zu vergleichen. Entsprechende Vorlagen sind im Reportgenerator bereits enthalten

Prozeduren & Compliance

MicroMain XM GOLD unterstützt alle notwendigen Prozesse für die Erfassung, Zuteilung und Überwachung sowohl der durchzuführenden Arbeiten als auch der Massnahmen für die Erledigung und Vorbeugung wartungsbezogener Probleme & Störungen. Als weitere Merkmale der MicroMain XM GOLD Software in diesem Zusammenhang können genannt werden:

• Einfache Integration bereits vorhandener oder etablierter Wartungsprozeduren
• Datemimport der Standard FM Procedure Library
• Ausfallstatistik zur Analyse von Maschinen/Wartungsproblemen etc.

Zusatzmodule

MicroMain XM GOLD kann durch folgende Zusatzmodule erweitert werden:

Anwendungsgebiete

Die Facility Management Software MicroMain XM GOLD wird weltweit in über 4'200 Organisationen mit Erfolg eingesetzt.

Überall dort, wo modernste Gebäudeinfrastruktur, Anlagen- & Maschinenparks hohe Anforderungen an die Wartung und den Unterhalt stellen, ist die Facility Management Software MicroMain XM GOLD anzutreffen.

Dazu gehören Industrie- & Herstellungsbetriebe, Wartungsfirmen, Behörden, Universitäten & Schulen, Spitäler & andere Dienstleister im Gesundheitswesen, Flughäfen, Hochsicherheitsanlagen etc., um nur einige zu nennen.

Beratung im Bereich Facility Management

Die GFD Management AG verfügt seit mehreren Jahren über grosse Erfahrungen im Bereich Facility Management

Unsere Spezialisten beraten Sie gerne, wenn es darum geht, ein effizientes Facility Management zu installieren, zu betreiben oder zu verbessern.

Mit der Wahl des weltweit eingesetzten MicroMain XM GOLD können wir Ihnen neben der Beratung nun auch ein Werkzeug an die Hand geben, das in idealster Weise die Anforderungen an ein modernes Facility Management Programm erfüllt.

Betriebssystem & unterstützte Datenbanken

Betriebssystem: Windows 98/2000/XP

Datenbanken: Access2000, MS SQL Server, Oracle

Die Anbindung und Integration an andere Programme erfolgt über standardisierte Schnittstellen von MS.

Referenzen